Analisis Jabatan : Menetapkan Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab
dalam struktur organisasi terdapat jabatan-jabatan spesifik yang pastinya memiliki tugas dan kewenangan masing-masing dengan fungsi dan peran masing-masing, keahlian dan pengetahuan yang dimiliki, serta jumlah tertentu sesuai dengan kebutuhan strategis organisasi.
Dalam dunia manajemen tim, kita menyebutnya dengan analisis jabatan. Para ahli mengartikan analisis jabatan sebagai proses untuk mendapatkan informasi terperinci tentang berbagai pekerjaan
Jika struktur organisasi telah selesai dibuat maka tugas berikutnya adalah menetapkan tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap jabatan.
Kita menyebutnya deskripsi jabatan atau job description. Tidak hanya menetapkan jabatan, tetapi juga perlu menetapkan spesifikasi jabatan yang harus dimiliki oleh para pemangku pekerjaan meliputi bakat (talents), sikap (attitude), keahlian (skill), dan pengetahuan (knowledge) yang dibutuhkan.
Analisis jabatan ini sangat penting karena nantinya akan kita jadikan sebagai rujukan dalam setiap tahapan mengelola tim Anda, di antaranya adalah seperti yang kami uraikan berikut ini.
- Analisis jabatan digunakan untuk merancang ulang pekerjaan. Poin ini seperti yang kami bahas sebelumnya. Analisis jabatan, perancangan pekerjaan, dan struktur organisasi saling berkaitan. Sering kali organisasi akan berusaha untuk merancang ulang suatu pekerjaan agar lebih efektif dan efisien, seperti memperinci informasi tentang pekerjaan-pekerjaan yang harus Jika Anda belum memilikinya maka ini akan menjadi pijakan Anda untuk merancang ulang pekerjaan di kemudian hari agar lebih efektif dan efisien.
- Analisis jabatan digunakan untuk perencanaan tim. Organisasi akan terus mengalami perubahan maka kebutuhan tim juga akan berubah, baik dari kualitas maupun kuantitas. Dengan memiliki data analisis jabatan yang akurat maka kita akan dapat mengetahui kondisi tim saat ini dan membuat perencanaan tim pada masa depan.
- Analisis jabatan untuk seleksi. Proses seleksi tim dilakukan dengan cara mengidentifikasi para pelamar yang paling berkualifikasi untuk pekerjaan. Agar dapat mengidentifikasi para pelamar yang paling berkualifikasi, kita perlu menentukan tugas-tugas yang akan dilakukan, sekaligus menentukan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang harus dimiliki. Informasi tersebut bisa didapatkan dari analisis
- Analisis jabatan untuk menyusun program pelatihan dan pengembangan. Hampir dipastikan bahwa seluruh tim yang kita rekrut membutuhkan pelatihan. Pelatihan ini dibutuhkan untuk meningkatkan kompetensi tim yang kita rekrut. Berbagai informasi terkait kompetensi yang dibutuhkan tersedia dalam analisis
- Analisis jabatan untuk memberikan penilaian kinerja. Penilaian kinerja memberikan informasi tim yang bekerja sudah menyelesaikan tugasnya dengan baik atau tidak. Dengan analisis jabatan, organisasi Anda dapat mengidentifikasi dan membedakan berbagai perilaku dan hasil kerja setiap individu.
- Analisis jabatan untuk perencanaan karier dan struktur upah. Perencanaan karier membutuhkan penyesuaian antara cita-cita dengan peluang yang tersedia dalam organisasi. Penyesuaian ini mensyaratkan keterampilan dan kompetensi khusus sehingga dengan mudah mengidentifikasi seorang anggota tim untuk memenuhi kriteria dalam mendapatkan karier yang lebih baik atau tidak, serta memenuhi kriteria untuk mendapatkan penyesuaian upah atau tidak.
Sekarang giliran Anda menyusun analisis jabatan untuk organisasi Anda sendiri. Untuk memudahkan, kami lampirkan form ringkasan analisis jabatan untuk jabatan yang ada dalam struktur organisasi Anda. Silakan Anda tuliskan jabatan yang ingin dibuat analisis jabatannya, kemudian lanjutkan dengan mengisi kolom-kolom di bagian bawahnya dimulai dari yang menjadi tanggung jawabnya, tugasnya, hingga kewenangannya.
Setiap jabatan terdapat beberapa kompetensi yang harus dimiliki, yakni kompetensi inti (core competency), kompetensi keras (hard competency), dan kompetensi lunak (soft competency). Penghargaan atas kompetensi dapat diberikan dalam bentuk imbalan finansial yang berdiri sendiri atau digabung dengan pay for performance berdasarkan struktur upah berbasis kompetensi.
Untuk memenuhi kebutuhan pegawai yang terstandar, sebuah organisasi mengelompokkan tiga kompetensi meliputi pengetahuan (knowledge), keterampilan (skill), dan perilaku (attitude) disingkat KSA.
- Pengetahuan (Knowledge)
Pengetahuan adalah hal yang harus diketahui oleh pekerja untuk bisa melakukan pekerjaannya. Pengetahuan dibagi menjadi dua yaitu sebagai berikut.
- Pengetahuan teknis adalah pengetahuan yang secara langsung berhubungan dengan pekerjaan. Contohnya seorang operator mesin harus tahu cara mengoperasikan mesin.
- Pengetahuan nonteknis adalah pengetahuan yang tidak langsung berhubungan dengan pekerjaan, tetapi dapat berguna dalam melaksanakan pekerjaan. Contohnya seorang operator perlu mengetahui tentang P3K. Pengetahuan tentang P3K memang tidak langsung berhubungan dengan tugas operator, tetapi kemampuan ini berguna saat terjadi kecelakaan kerja yang sifatnya ringan.
- Keterampilan (Skill)
Keterampilan adalah kemampuan mempraktikkan pengetahuan dalam melakukan suatu pekerjaan. Jika pengetahuan bersifat teoritis maka keterampilan bersifat praktis. Selain menguasai buku manual, seorang pekerja harus bisa mempraktikkan operasi sebuah mesin. Keterampilan mencakup dua hal, yaitu sebagai berikut.
- Keterampilan teknis yaitu keterampilan yang langsung berhubungan dengan pekerjaan. Misalnya seorang operator mesin harus bisa menyalakan dan mematikan mesin sesuai prosedur serta bisa memperbaiki mesin jika terjadi kerusakan yang tidak terlalu sulit.
- Keterampilan nonteknis yaitu keterampilan yang tidak langsung berhubungan dengan pekerjaan, tetapi berguna bagi pekerjaan tersebut. Contohnya, seorang operator mesin bertugas mengoperasikan mesin, tetapi bisa juga memiliki keterampilan seperti komputer dan listrik. Kedua keterampilan tersebut adalah keterampilan nonteknis karena tidak langsung berhubungan dengan pekerjaan operator, tetapi dapat berguna bagi operator. Contohnya, seorang penerjemah memerlukan keterampilan teknis penguasaan bahasa dan keterampilan nonteknis komputer (minimal).
- Perilaku (Attitude)
Perilaku adalah suatu sikap yang dimiliki oleh pekerja yang diperlukan suatu organisasi untuk melakukan pekerjaan tertentu. Dalam hal ini, perilaku yang dimiliki oleh pekerja harus sesuai dengan pekerja yang jujur, disiplin, dan bertanggung jawab. Organisasi tidak menginginkan pekerja yang sangat pandai, tetapi tidak jujur karena pekerja seperti ini akan merugikan organisasi nantinya, misalnya saja seorang spesialis komputer yang tidak jujur dan dikhawatirkan akan menggunakan keterampilannya untuk membobol sistem IT dalam menjual data penting organisasi kepada pihak kompetitor.
Perilaku berkaitan dengan latar belakang seperti pendikan dan lingkungan. Mungkin seorang pekerja pada awalnya kurang disiplin, tetapi karena sikap disiplin menjadi tuntunan organisasi maka dia harus berubah. Misalnya, dia harus antre pada saat mengisi daftar hadir dan mengambil makanan. Mungkin juga dia seorang yang egois, tetapi karena pekerjaannya harus dilakukan dalam tim maka dia harus bekerja sama dengan pekerja lainnya.
Adapun informasi mengenai analisis jabatan ini bisa Anda dapatkan melalui wawancara anggota tim yang sudah ada dengan memberikan kuisioner atau melakukan Focus Group Discussion (FGD) dengan jajaran manajer di dalam organisasi Anda. Beberapa organisasi meminta lembaga kami sebagai konsultan dalam penyusunan analisis jabatan untuk organisasi mereka.
Nah dengan demikian, saat ini Anda telah memiliki rancangan tim, baik dari segi jumlah maupun kualitas yang diharapkan dimiliki dalam tim kerja Anda. Job description ini akan kita gunakan pada semua tugas pengelolaan tim ke depan. Job description akan dijadikan sebagai patokan ketika merekrut, melatih, dan mengembangkan tim, memberikan penilaian kinerja hingga pemberian reward dan kompensasi.
Dari form yang sudah disediakan, Anda bisa menyusunnya ke dalam form analisis jabatan yang lebih terstandar seperti yang kami lampirkan pada link sebelumnya atau Anda bisa menyusun dengan format Anda sendiri. Anda bisa googling untuk memilih format yang paling Anda sukai atau paling mudah untuk diterapkan di organisasi. Hal terpenting adalah format yang Anda pilih juga mudah untuk dipahami oleh tim Anda karena nantinya salinan form analisis jabatan tersebut juga harus dimiliki oleh tim Anda.
Jika deskripsi jabatan sudah tersedia, tugas selanjutnya adalah memastikan bahwa kita memiliki tim dengan jumlah dan spesifikasi sesuai yang kita rencananakan. Kita akan membahasnya pada chapter selanjutnya, yaitu recruitment system.
